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Was Sie bei der Rechnungsstellung beachten müssen

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Eine Rechnung an den Kunden zu schreiben ist kein Hexenwerk, oder vielleicht doch? Wäre da nur nicht das Finanzamt, das Ärger machen kann, wenn die Formalien nicht eingehalten werden. Mit der folgenden Anleitung haben Sie alles im Griff.

Im Grunde ist es etwas Schönes, wenn ein Unternehmen eine Rechnung schreiben kann. Denn dann kommt, hoffentlich pünktlich und in voller Höhe, Geld in die Kasse. Dennoch schieben manche Firmeninhaber diese Aufgabe auf die lange Bank, weil sie befürchten, Fehler zu machen oder Dinge zu vergessen.

Pflichtangaben in einer Rechnung


  • Ihr Firmenname und Ihre vollständige Firmenanschrift
  • Name und vollständige Anschrift des Rechnungsempfängers
  • Ihre Steuernummer (vom Finanzamt erteilt) oder Ihre Umsatzsteueridentifikationsnummer (vom Bundeszentralamt für Steuern erteilt)
  • das Ausstellungsdatum der Rechnung
  • das Leistungsdatum
  • die fortlaufende Rechnungsnummer
  • Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistung
  • Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung
  • Netto-Entgelt und gegebenenfalls im Vorfeld gewährte Nachlässe oder Skonti
  • Anzuwendender Umsatzsteuersatz oder Hinweis auf eine Steuerbefreiung
  • Steuerbetrag

Stellen Sie die Rechnung spätestens sechs Monate nach Lieferung oder Leistung. Der Leistungsmonat wird nicht gerechnet. Wenn Sie also im Mai die Ware geliefert haben, müssen Sie Ihrem Kunden spätestens im Dezember die Rechnung geschickt haben.

Erleichterungen gelten für sogenannte Kleinbetragsrechnungen. Das sind Rechnungen, deren Gesamtbetrag (also inklusive Umsatzsteuer) 250 Euro nicht übersteigt. Diese Rechnungen müssen nur folgende Pflichtangaben enthalten:

  • Ihren Firmennamen und Ihre vollständige Firmenanschrift
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistung
  • Bruttobetrag
  • anzuwendender Umsatzsteuersatz oder Hinweis auf eine Steuerbefreiung

Sonderregelungen für kleine Unternehmen


Für Kleinunternehmen und Existenzgründer mit nur geringen Umsätzen gibt es deutliche Erleichterungen. Um als Kleinunternehmen zu gelten, darf der Umsatz im Vorjahr nicht mehr als 17.500 Euro betragen haben und im laufenden Jahr voraussichtlich 50.000 Euro nicht übersteigen. Liegen Sie unterhalb dieser Grenzen, müssen Sie keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen, sofern Sie die folgenden Punkte bei Ihren Rechnungen berücksichtigen, die ansonsten alle Pflichtangaben für Rechnungen enthalten müssen:

  • Sie weisen keine Umsatzsteuer (weder Steuersatz noch Steuerbetrag) aus
  • Sie weisen auf die Kleinunternehmerregelung hin

Für Lieferungen und Leistungen innerhalb der EU gelten Sonderregelungen. Informieren Sie sich im Bedarfsfall bei den Finanzbehörden oder einem Steuerberater.

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